e-Fatura, e-Arşiv ve KDV temelleri: yeni kurulan şirketin kurması gerekenler
Türk şirketinin düzenlediği her fatura er ya da geç elektroniktir ve Gelir İdaresi'nin (GİB) görüşündedir. İki sistem vardır: kayıtlı kullanıcılar arası faturalar için e-Fatura ve diğer herkes için e-Arşiv; katma değer vergisi (KDV) her faturaya üç orandan biriyle biner. Kurulumu ilk haftalarda yanlış yapan yeni şirket geçersiz fatura düzenler ve KDV indirimlerini kaybeder. Bu rehber eşikleri, oranları ve kurulum sırasını SMMM'nizin gündeme getireceği sırayla anlatır.
e-Fatura: kim kullanmak zorunda
e-Fatura, kayıtlı mükellefler arasında faturaların elektronik olarak değiş tokuş edildiği kapalı sistemdir; iki e-Fatura kullanıcısı arasındaki kâğıt veya PDF fatura hükümsüzdür. Kayıt, değişiklikleriyle 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nin belirlediği eşiği (son yıllarda genel durum için ₺3 milyon; e-ticaret satıcıları, gayrimenkul ve araç ticareti ve bazı başka sektörler için daha düşük) brüt satışları aşan şirketler için eşiğin aşıldığı yılı izleyen temmuzdan itibaren zorunludur; belirli sektörler için ciroya bakılmaksızın baştan zorunludur. Eşiğin altındaki şirketler gönüllü kaydolabilir ve büyük müşteriler ile kamu alıcıları e-Fatura istediği için çoğu kaydolur. Kayıt, şirketin mali mührüyle GİB portalında, GİB'in kendi portalı veya yetkili özel entegratör üzerinden yapılır.
e-Arşiv: diğer herkese kesilen fatura
e-Fatura kullanıcısı, kullanıcı olmayanlara (tüketiciler, yabancı müşteriler, kayıtlı olmayan şirketler) her faturayı aynı sistem üzerinden e-Arşiv fatura olarak düzenler. e-Fatura kullanıcısı olmayan şirket de belirli bir eşiğin üstündeki tek tek faturalarda e-Arşiv'e girer: Tebliğ'e göre nihai tüketicilere ve mükelleflere aynı gün KDV dâhil ₺5,000'yi aşan faturalar kâğıtta değil, GİB'in ücretsiz portalı üzerinden e-Arşiv olarak düzenlenmelidir. e-Fatura kullanıcılarının ihracat faturaları gümrük beyannamesi bağlantısıyla e-Fatura olarak düzenlenir. Eşikler tebliğle güncellenir; güncelini müşaviriniz izler ve gib.gov.tr yayımlar.
KDV: üç oran ve aylık işleyiş
| Oran | Uygulandığı yerler (örnekler) |
|---|---|
| %1 | I sayılı listedeki temel gıda maddeleri, bazı tarım ürünleri, alan kuralına giren küçük konutlar, bazı gazete ve kitaplar |
| %10 | Diğer çoğu gıda, lokanta ve konaklama, tekstil ve giyim, ilaç ve tıbbi cihaz, sinema ve tiyatro, bazı eğitim hizmetleri |
| %20 | Genel oran: hizmetler, elektronik, araçlar, mobilya, her türlü mesleki hizmet, inşaat malzemeleri, listelerde olmayan her şey |
Oranlar Temmuz 2023'ten beri %1, %10 ve %20'dir; listeler KDV Kanunu uyarınca çıkarılan kararın ekleridir ve Cumhurbaşkanı Kararıyla değiştirilir. Şirket her ay alış faturalarındaki KDV'yi satış faturalarındaki KDV'den indirir ve farkı 28'ine kadar öder; indirilecek KDV fazlası ihracat ve birkaç listelenmiş hâl dışında iade edilmez, devreder. Mal ihracatı ve yurt dışındaki müşterilere verilen çoğu hizmet indirim hakkıyla istisnadır; ihracatçıların iade alacağı KDV biriktirmesinin nedeni budur. Takvim için bkz. aylık muhasebe rehberi.
Yeni şirket sırayla neleri kurar
- Vergi kaydı ve yoklama: ticaret siciline tescille otomatik; vergi levhası aktif olmadan vergi dairesi adresi ziyaret eder.
- Şirket için GİB üzerinden TÜBİTAK Kamu SM'den alınan mali mühür ve müdür için e-imza. Bunlar olmadan hiçbir elektronik işlem çalışmaz.
- Şirket bilanço esasına göre defter tutuyorsa e-Defter kaydı; yeni kurulan sermaye şirketleri güncel tebliğe göre baştan kayıtlıdır ve defterler elektronik onaylanır.
- e-Fatura veya e-Arşiv kaydı ve GİB portalı ile özel entegratör arasında seçim; entegratörün aylık ücreti küçüktür, portal ücretsiz ama elle çalışır.
- Fatura serisi ve numaralandırma, şablonda şirket logosu ve banka bilgileri, ihracat faturaları için döviz alanları.
- POS ve e-ticaret: perakende satışlar için ödeme kaydedici cihaz (ÖKC) veya e-Arşiv entegrasyonu ve çevrim içi satıcılar için ETBİS kaydı.
- Resmî bildirimler için KEP adresi ve UETS, vergi dairesinde e-Tebligat kaydı.
İlk aylardaki yaygın hatalar
- e-Fatura müşterisine PDF fatura kesmek: hükümsüzdür, müşterinin KDV indirimi de onunla gider.
- Mal veya hizmet tesliminden yedi günden fazla sonra tarihlenen faturalar.
- Karma satışta yanlış oran veya %10'luk kaleme %20; fark yine devlete borçtur.
- Gümrük beyannamesi bağlantısı olmayan ihracat faturası; istisna sorgulanır.
- Mali mühür sertifikasının süresini geçirmek; mührün ömrü üç yıldır.
Kaynaklar
- gib.gov.tr — Gelir İdaresi: e-Fatura, e-Arşiv, e-Defter portalları ve tebliğleri; KDV oranları
- mevzuat.gov.tr — 3065 sayılı KDV Kanunu; 213 sayılı Vergi Usul Kanunu; elektronik belgelere ilişkin 509 Sıra No.lu Genel Tebliğ
- resmigazete.gov.tr — Resmî Gazete: KDV oran listelerine ilişkin Cumhurbaşkanı Kararları
- turmob.org.tr — mali müşavirler için elektronik belge rehberleri
Sorular
Şirketim yeni ve küçük. İlk günden e-Fatura gerekir mi?
Ciro bakımından hayır; zorunlu kayıtlı bir sektörde değilseniz. Yine de eşiğin üstündeki faturalar için e-Arşiv'e ve baştan e-Defter'e ihtiyacınız olur; ikisi de mali mühürle. Büyük müşterilerle çalışan çoğu şirket ilk aylarda gönüllü kaydolur.
Yabancı müşteriye KDV'siz euro fatura kesebilir miyim?
Mal ihracatı ve yurt dışındaki müşteri için yapılıp yurt dışında yararlanılan çoğu hizmet indirim hakkıyla KDV'den istisnadır. Fatura döviz tutarını ve Merkez Bankası kurundan lira karşılığını gösterir; müşaviriniz yazılacak istisna maddesini ve vergi dairesinin beklediği kanıtı teyit eder.
Mali mühür nedir, kimde durur?
Mali mühür, GİB başvurusu üzerine TÜBİTAK Kamu SM'nin verdiği şirketin elektronik mührüdür; e-faturaları ve e-defterleri imzalar. Şirkete aittir, müdürde veya yazılı yetkili kişide durur ve üç yıl sonra süresi dolar.